¡Pero si te mandé un mail!! Resuena en el pasillo mientras eso que se tenía que hacer, no se había hecho, porque la comunicación, una vez más había fallado.
Esta realidad que se vive en las organizaciones, supone un problema mucho más profundo que no haber leído un mail.
Hay tanta comunicación que no sirve y seudo comunicación. Tanta noticia verdadera y tanta falsa. Tanto mensaje redundante y repetitivo, que la única manera para comunicar en una sociedad supercomunicada es simplificar el mensaje.
Mientras más simple, mejor. Para esto debo seguir algunos pasos, cuyo foco es que mi mensaje se comprenda. Todo mensaje tiene al menos tres planos. Uno cognitivo, uno afectivo y uno conductual. Cognitivo ocurre a nivel de los pensamientos: ¿Qué quiero que las personas que reciban mi mensaje piensen? Afectivo: ¿Qué quiero que las personas sientan? Y conductual: ¿Qué quiero que las personas hagan?. Porque muchas veces ni el que emite la comunicación tiene claro cuál es el verdadero objetivo de dicha comunicación. Establecido el objetivo, debo saber cuál es la idea central. ”El meollo del asunto”.
Si es un mail. Procure que esa esencia esté reflejada en el comienzo y en el menor número de palabras (recuerde que no tenemos o no nos hacemos el tiempo de leer y nos estamos acostumbrando a quedarnos en los titulares). Hoy todos somos emisores de comunicación y todo comunica. No puedo quedarme con sólo mandar un mail y esperar que el o los receptores actúen. ¡Check and double check! ¿Verificó si el mail llegó? ¿Verificó que se entendió? ¿Verificó si todos entendieron lo mismo?
Un factor clave de éxito en la comunicación, es conocer la audiencia. Cuando digo conocer es saber a qué palabras reaccionan bien, a cuáles no. Que es aquello que más les caracteriza. Una misma idea puede ser comunicada de manera distinta a las gerencias, a la administración, a los operarios, etc. De manera tal que el mensaje tenga el mínimo de empatía (si no lo es de manera personal, que al menos lo sea sectorial) procurando no cambiar la idea, pero si algunos conceptos. La palabra “urgencia” no significa lo mismo para el evaluador de proyectos que para el prevencionista de riesgos.
¿Cómo podemos empezar a realizar una comunicación efectiva en la empresa? Empezando por nosotros mismos. La primera comunicación es consigo mismo. Tener claras las prioridades, los objetivos, las expectativas, etc. Es cuestión de saber escucharse primero. Porque si no se sabe dónde ir, es indiferente el camino que se tome.
